Събрахме всичко, което трябва да знаете за едно безпроблемно местене в нов офис без стрес. Преместванията са нормална част от живота, но въпреки това са доста стресиращи. Независимо дали местенето е заради по-добро местоположение, пазарен обхват или бърз растеж, напълно възможно е да се затрудните с организацията му. Има много неща, които трябва да се вземат предвид - от наемането на бус под наем до намирането на десетки кутии, в които да се съберат нещата. Изготвихме кратък наръчник, който да ви помогне с преместването, като той обхваща всички необходими дейности, които трябва да извършите от планирането до разопаковането.
Първите стъпки при планирането на преместване в нов офис
Преди да се мине към опаковането трябва да се започне първо с планирането. На първо време, не е необходимо да се навлиза в конкретика, но по-добре да има някакви основни точки, по които ще се действа. Започнете с голямата картина - договор за наем и от какво ще имат нужда служителите, като помещения.
Много компании се преместват, за да може да са по-близко до клиентите си, както и служителите да могат да се предвижват по-лесно до работното си място. Уверете се, че новото местоположение е добре свързано с автобуси, влакове и изобщо е достъпно с градски транспорт. Така всички ще са удовлетворени. Преместването в лош квартал може да се отрази на мотивацията на персонала, както и на реномето на компанията, така че трябва да бъде добре обмислен избора на сграда и квартал. Най-добре е да си направите списък с изискванията и очакванията от новото място и да прецените с кое можете да направите компромис и с кое не.
Нуждите на всяка компания са различни, така че помислете за начините, по които вашият бизнес ще се адаптира към новия квартал. След като вземете под внимание всички фактори, трябва да намерите надежден брокер за бизнес недвижими имоти, който да ви помогне в търсенето на идеалната сграда. Ако пък имате достатъчно време можете и сами да потърсите. Имайте предвид обаче, че е доста трудно, защото много наемодатели работят само с агенции и това свива свободния пазар. При всяко положение, едно преместване не е едностранно решение при големите компании, така че ако акционерите пожелаят да използвате брокер, то това ще е единствения вариант.
Не всички местоположения са еднакви и не всички налични опции ще се впишат във вашия бюджет, така че ще искате да съберете разнообразен списък от възможни офиси. Отделете време и сравнете предимствата и недостатъците на всяко място. Бъдете готови за някои компромиси.
Пространствените решения
Планирането на преместване в нов офис е изключително важно бизнес решение, така че не трябва да се гледа на него несериозно. Основната причина е, че това решение е дългосрочно и ще оказва влияние на компанията поне следващите няколко години. Трябва да прецените и какви услуги използвате сега, като интернет връзка, телефонни, почистващи услуги и др. Когато сте готови със списъка, отбележете тези, които ще можете да използвате на новото място и потърсете заместители на другите. Подгответе нещата преди да започнете местенето, но след като сте подписали някакъв договор.
Когато наемате помещение под наем, освен разходите за самия наем ще имате и поддръжка на общите части, така че прибавете и това към месечните разходи. Попитайте собственика на сградата, дали предлага застраховка - това е много важно за офисните помещения, защото никой не е напълно предпазен от инциденти.
Нещата, които трябва да помислите за самото помещение са доста - дали ще имате конферентна зала, колко стаи ще са ви нужни и как ще се разпределят департаментите, ще има ли стая за почивка и кухня. Наличието на паркинг пред сградата и дали е безплатен или платен, също може да окаже много голямо влияние.
Нещо, което почти всички забравят да направят е да преброят, дали има достатъчно електрически контакти и ако няма как да се реши този проблем.
Подготовка за местенето в нов офис
Това е моментът, когато трябва да навлезете в детайли. Първото и най-важно нещо е горе долу да изчислите колко буса под наем ще са ви необходими, за да преместите техниката и мебелите. Свържете се с компания за бусове под наем от типа на greendrive.bg и им обяснете колко и какви мебели имате и те ще ви насочат към това, което ще ви е нужно. Помислете и дали техниката и мебелите ще влязат в асансьора или трябва да се носят по стълбите.
Златното правило е да натоварите първо малките неща, след това по-големите. Маркирайте всички кутии с различни по цвят листчета или ги надпишете, за да можете по-лесно след това да ги разделите и подредите. Проверете, имате ли всички нужни ключове за новата сграда и съберете от персонала ключовете на старата.
Имате още една важна задача преди преместването и тя е да уведомите клиентите си за новия адрес. Освен това трябва да промените и визитките и рекламните материали с него.
При самото местене може да участва и персонала, но трябва да назначите отговорници, за да не стане хаос. Освен това, разпределете задълженията поравно, за да сте справедливи. Планирайте обучение за безопасност след преместването.
Денят за местене
Ако сте се справили добре с планирането, самото местене няма да е много стресово. Посрещнете хората от буса под наем и им обяснете кое как ще се товари. След това обсъдете с персонала кой кога ще се премести и какво ще вземе със себе си. Фокусирайте се върху големите задачи и не обръщайте внимание на детайлите, които излизат извън плана. Добра идея е да пратите първо в новата сграда компютърните специалисти, за да оправят сървърите и кабелите.
След като сте се преместили, направете едно бързо почистване, защото най-вероятно се е вдигнал доста прах. Започнете да инсталирате техниката, като там където не знаете дали ще се справите, по-добре извикайте специалисти. Когато всичко е готово, организирайте откриване на новата офис сграда, като вдигнете достатъчно шум из медиите. По този начин, клиентите, които сте пропуснали да уведомите, ще научат.
Не забравяйте, че смяната на работно място изисква адаптация, така че не избързвайте. Много често хората приемат работното си място за дом, а новият дом се приема различно бързо от различните хора.
